Succesvol incasseren gaat anders in zijn werk dan de meeste incassobureaus het doen. In plaats van dreigend schreeuwen dat uw contractant moet betalen en enorme kosten in rekening brengen, begint een goede incasso met het maken van onderscheid tussen betalingsonmacht (geen liquiditeit) en betalingsonwil (er is iets anders aan de hand).

Basis van een effectieve incasso

Om een goede, snelle en effectieve incasso uit te voeren, begin ik altijd met de gemaakte afspraken. De overeenkomst dus. Deze overeenkomst vormt ook de basis voor uw facturatie. Vaak is er een vast deel dat gefactureerd wordt (maandelijks, per kwartaal), soms ook een variabel deel (bijvoorbeeld meerverbruik). Beide vinden hun grondslag in de overeenkomst.

Opbouw van een incassodossier

Om het eenvoudig en overzichtelijk te houden, bouw je als volgt een incassodossier op:

1.Overeenkomst(en);

2.Facturen;

3.Betalingen;

4.Verschil facturen/betalingen;

5.Aanmaningen/ingebrekestellingen.

Eventuele afwijkende (prijs)afspraken moeten ook in het geheel worden betrokken. Deze volgen vaak uit correspondentie. Ook kan het zijn dat een schuldenaar zich beroept op een wanprestatie van de schuldeiser (kort: ‘als jij niet goed levert, betaal ik niet’). Deze verweren van de schuldenaar volgen ook vaak uit correspondentie. Om ons in staat te stellen ons werk goed te doen, voeg je dus de – voor zover deze bestaan – volgende stukken toe:

6. Afwijkende afspraken;

7. Verweren schuldenaar.

Mocht je het eens zijn met de verweren, dan kan je dat bij ons aangeven. Ben je het er niet mee eens, dan stuur je nog het volgende na:

8. Motivering waarom betwisting onjuist is.

Juridische toetsing en aanpak

Genoemde documentatie wordt getaxeerd. Is de overeenkomst helder? Is deze juist uitgevoerd? Zijn de verweren kansrijk? Na deze toets kan alles juridisch in de steigers worden gezet. FTW Advocaten doet dit niet zoals vele incassobureaus die vaak niets anders doen dan het herhalen van de vordering zonder kennis van de achterliggende problematiek en die met de handen in het haar zitten als een zaak naar de rechter moet. In plaats daarvan wordt samen bepaald wat het primaire doel en wat het achterliggende doel is.

Doelgericht incasseren

Primair wil je de facturen betaald zien, maar daarna? Wil je de klant behouden of ben je de wanbetaler beu? In het eerste geval stuur je op nakoming; in het tweede geval op beëindiging van de relatie. Wil/mag je opzeggen? Ontbinden? Vernietigen? Er zijn tal van mogelijkheden, allemaal met verschillende (rechts)gevolgen.

Contact opnemen

Word je wel eens teleurgesteld door je afnemer? Neem gerust contact op met FTW Advocaten. Wij staan klaar om je te helpen met een succesvolle en effectieve incasso. Bel ons of stuur een e-mail voor een vrijblijvend eerste gesprek.