Een effectieve incasso begint niet bij de aanmaning, maar bij de overeenkomst. Die overeenkomst vormt de grondslag voor uw facturatie en daarmee voor de gehele vordering. Wie dit fundament goed legt, staat sterker bij elke stap die volgt.
Basis van een effectieve incasso
Om een goede, snelle en effectieve incasso uit te voeren, begint u altijd met de gemaakte afspraken: de overeenkomst. Op basis daarvan wordt gefactureerd, soms voor een vast deel (maandelijks of per kwartaal), soms ook voor een variabel deel zoals meerverbruik. Beide vinden hun grondslag in de overeenkomst.
Opbouw van een incassodossier
Een overzichtelijk incassodossier bestaat uit de volgende stukken:
- Overeenkomst(en)
- Facturen
- Betalingen
- Verschil tussen facturen en betalingen
- Aanmaningen en ingebrekestellingen
- Afwijkende afspraken
- Verweren van de schuldenaar
- Motivering waarom de betwisting onjuist is
Juridische toetsing en aanpak
De ingediende documentatie wordt beoordeeld. Is de overeenkomst helder? Is deze correct uitgevoerd? Zijn de verweren kansrijk? Na deze toets kan de zaak juridisch worden opgezet. Dat is iets anders dan wat veel incassobureaus doen: zij herhalen vaak slechts de vordering, zonder kennis van de achterliggende problematiek, en weten geen raad als een zaak naar de rechter moet. Een goede aanpak begint met het bepalen van het primaire doel en het achterliggende doel.
Doelgericht incasseren
Primair wilt u de facturen betaald zien. Maar wat daarna? Wilt u de klant behouden, of bent u de wanbetaler beu? In het eerste geval stuurt u op nakoming. In het tweede geval stuurt u op beeindiging van de relatie. Mag u opzeggen? Ontbinden? Vernietigen? Er zijn tal van mogelijkheden, elk met andere rechtsgevolgen. Een advocaat helpt u de juiste keuze te maken.
Bronnen
- Art. 6:96 BW (buitengerechtelijke incassokosten en aanmaningsvereiste), wetten.overheid.nl
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK-staffel), wetten.overheid.nl
- Wet Incassokosten (WIK, Stb. 2012, 272), wetten.overheid.nl